Eskişehir doğumlu olan yazar Anadolu Üniversitesi İletişim Bilimleri Fakültesi'nden mezun olmuştur. Eğitim iletişimi ve planlaması, insan kaynakları yönetimi, etkinlik yönetimi ve örgütsel iletişim konularına o... [Devamı]

İnsan Kaynakları Faaliyeti Olarak “Etkinlik Yönetimi”

İnsan Kaynakları Faaliyeti Olarak “Etkinlik Yönetimi”

        Etkinlik yönetimi her ne kadar halkla ilişkilerin faaliyet alanında olsa da; firma, hizmet sektöründe değilse özellikle küçük ve orta büyüklükteki birçok etkinliğin yönetimini İnsan Kaynakları Departmanları üstlenmektedirHal böyle olunca iş başa düşer ve sarılırsınız dört bir elle. Bazen beş kişidir misafiriniz, bazen ise iki bin kişiyi geçer. Hedef kitlenin yapısı, katılımcı sayısı ya da faaliyetin türü ne olursa olsun tüm etkinliklerin kusursuz ve tüm parçaların uyumlu eşgüdümü ile oluşan bir gösteri edasında tamamlanması arzunuzdur. Şirketiniz için organize edeceğiniz bir etkinlik, yönetimin ve hedef kitlenin sizinle ilgili algısını da mutlaka yönlendirecektir; çünkü etkinlikler sonuçlarını anlık olarak göstermektedir.

Peki etkinlik yönetimine nereden başlanmalıdır, aşamaları nelerdir?

        Etkinlik yönetiminin en önemli adımları, ön hazırlık bağlamında faaliyet amacının, hedef kitlesinin, faaliyet süresinin ve ayrılan bütçenin belirlenmesi,  hazırlık olarak etkinlik planının oluşturulması, uygulama esnası ve etkinlik sonrası değerleme aşamalarıdır.

  • Amacın detaylı bir şekilde açıklanması, izlenecek yolun doğru belirlenmesine ve etkinliğin başarısına imkan tanıyacaktır. Ayrıca unutulmamalıdır ki amaç S.M.A.R.T’a uygun bir şekilde belirlenmelidir.

  • Hedef kitlenin kaç kişi olacağı, yaşı, sosyo-kültürel yapısı, meslek grubu gibi özelliklerinin tanımlanması faaliyet detaylarının kendiliğinden oluşmasına katkı sağlayacaktır. Büyük ve daha önce tanımlanmamış bir konuk kitlesi söz konusu ise hedef kitle analizi yapılabilir.

 

  • Faaliyet süresine göre etkinliğin planlaması yapılır. Faaliyet süresi, etkinlik maliyetini direkt olarak etkileyecektir. Planlama esnasında sorun yaşanmaması için süre net olarak tanımlanmalıdır.

 

  • Etkinlik içeriği, planlama öncesi belirlenmelidir. Özellikle bütçeye etki edeceği için detaylı bir şekilde tanımlanması önem arz etmektedir.

 

  • Yönetime sunulmak üzere bütçe taslağı hazırlanmalıdır. Bütçenin yönetim tarafından onaylanmasını takiben planlama aşamasına geçilir. Bütçesi önceden belirlenmiş etkinlikler için bu maddeyi yok sayabilirsiniz.

 

  • Hazırlık aşaması sona ermiş ve artık etkinlik planlanmaya hazırdır. Faaliyetler ayrıntılı açıklanmalıdır. Planlama aşamasının olmazsa olmazı detaydır. Çünkü şeytan ayrıntıda gizlidir. Herhangi bir içerik ya da malzemenin unutulmaması için de detaylara inilmesi kıymetlidir. Kritik soru analizi gibi kontrol formları ya da GANT şeması işinizi kolaylaştıracaktır. Bu esnada görev dağılımlarının yapılması ve kağıt üzerinde detaylı bir şekilde şemalanması elzemdir. Bundan sonra etkinlik sorumlusunun en önemli görevi, süreci takip etmektir.

 

  • Planlama evresi tamamlandı. Oluşabilecek tehditlere karşı önlemler de alındı. Mekan keşfini ve provayı da yaptınız. Artık etkinliği başlatabilirsiniz.

 

  • Etkinlik devam ederken sürecin işleyişini kolaylaştırmak ve olası tehditlere karşı hızlı bir müdahalede bulunmak için etkinlik sorumlusu mekanda bulunmalıdır.  Bu esnada pozitif, stresten uzak ve güler yüzlü bir iletişim tarzı kullanarak konuklarla ya da etkinlik takımıyla etkileşimde bulunması süreci başarılı bir şekilde yönetmesine katkı sağlayabilir.  Her ne kadar her şey mükemmel yürüyor olsa da bazen elimizde olmayan sebeplerden dolayı küçük şanssızlıklar da yaşanabilir. Mesela ayakkabınızın topuğu kırılabilir  ya da gömleğinize çay dökülebilir. O da ufak nazar boncuğu olarak görülebilmelidir. 

 

  • Etkinlik sonrası ya da uygun bir ortam var ise etkinlik devam ederken, etkinliğin başarısı değerlendirilmelidir. Değerleme, etkinliğin yapısına göre; anket, mini görüşme, test gibi yöntemler kullanılarak gerçekleştirilebilir.

 

  • En önemli dipnot ise; süreç esnasında oluşan eksiklikleri ve yapılan hataları mutlaka görmeli ve not almalısınız. Özellikle kendimizin farkında olmalıyız. Paul Bryant’ın dediği gibi “hata yaptığında üç şeyi uygula: Kabul et, ders al, tekrarlama.” Çünkü etkinliklerde çoğu zaman aynı hatalar tekrarlanır. 

        Günümüzün en keyifli çalışma alanlarından olan etkinlik yönetiminde şirketin ve faaliyetin yapısına göre uygulamada bazı değişiklikler olsa da iskelet standarttır. Faaliyetin amacı, hedef kitlesi, süresi, ayrılan bütçe, etkinlik planı, uygulama esnası ve etkinlik sonrası değerleme aşamaları bu iskeletin en önemli unsurlarıdır. Son on yılda planlayıp,  yönettiğim irili ufaklı yüz yirmiden fazla etkinlikten yola çıkarak hazırladığım bu özet yazı, özellikle yeni başlayanlar için küçük bir yol haritası olabilir düşüncesindeyim. 

 

Eskişehir doğumlu olan yazar Anadolu Üniversitesi İletişim Bilimleri Fakültesi'nden mezun olmuştur. Eğitim iletişimi ve planlaması, insan kaynakları yönetimi, etkinlik yönetimi ve örgütsel iletişim konularına odaklanmaktadır. Şu anda makina ve otomotiv üretimi alanında faaliyet gösteren bir firmada Eğitim ve İç İletişim Uzmanı olarak kariyerine devam etmektedir.