İKPAYLAŞIM İnsan Kaynakları Danışmanlık

Her türlü soru ve iletişim talepleriniz için paylasim@ikpaylasim.com... [Devamı]

KOBİ’lerin Dikkat Etmesi Gereken İK Mevzuatları

KOBİ’lerin Dikkat Etmesi Gereken İK Mevzuatları

Eğitim ve İK Danışmanlık talepleriniz için Esra Kemer – esra@ikpaylasim.com ile iletişime geçmenizi rica ederiz.

Keyifle okumanız ve faydalı olması dileğiyle…. Esra Kemer/

—————-

İşçi ve işveren ilişkilerinin hukuki boyutu ile Sosyal Güvenlik Kurumlarınca düzenlenmesi gereken işçinin özlüğüne dair tüm evraklar; 4857 sayılı iş kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve 4904 sayılı İş Kur Kanunu bünyesinde toplanmıştır. İşçi özlük dosyası hakkındaki düzenlemeler ise 10.06.2009 tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesi ve 104. Maddesi ile çalışma hayatımıza girmiş ve işverenlerce bu belge ve formların düzenlenmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir.

 

75.maddeye göre; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” 104.maddede ise yapılan işin kanunda belirtilen yasal şekil ve sürelerinin aşılması durumunda işverenin ödemekle yükümlü olduğu cezalardan bahsetmektedir.

Kanuna göre işçinin özlük dosyasında bulunması gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

  • Eleman İstek Formu
  • İşe Başvuru Formu
  • Hizmet Sözleşmesi
  • İşe Giriş Periyodik Muayene Formu
  • Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a
  • GSS Giriş Bildirgesi
  • SGK Sigortalı Bildirim Belgesi
  • Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a
  • Aile Durum Bildirimi Formu
  • İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti
  • İkametgâh İlmühaberi
  • Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
  • Referansları ve CV’ si
  • Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi
  • Sağlık Raporu
  • Kan Grubunu Gösterir Belge
  • Adli sicil kaydı
  • Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler
  • Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
  • Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar
  • Yıllık Ücretli İzin Cetveli
  • Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar
  • 2 adet vesikalık Fotoğraf
  • Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
  • Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi
  • İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi SGK
  • İş Kazası Tutanağı
  • İşyeri Kaza ve Meslek Hastalığı Bildirimi Formu ÇSGB
  • İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bilgi Formu SGK
  • İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı
  • İstifa Dilekçesi
  • İbraname
  • Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Bölge Çalışma
  • Müdürlüğü’ne Verilecek Yazı Örneği
  • Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu
  • Müdürlüğü’ne Verilecek Yazı Örneği
  • İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname
  • Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti

Yine 75.maddeye göre işveren, işçi hakkında edindiği tüm bu bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

 

Aslında kanunlar son derece açık olmasına karşın, sık değişen mevzuatlar zaman zaman İnsan Kaynakları uzmanlarının hata yapmasına neden olabilmektedir. Özellikle çalışan anne ve emeklilik uygulamaları ile teşvikler sıklıkla hata yapılan konular arasında gösterilebilmektedir. Bu konularda sıklıkla hata yapılmasının birincil nedeni işverenin konulara işçi değil kendi açısından yaklaşması olurken, ikinci neden de Sosyal Güvenlik Hukuku’nda her yıl en az yüzde 30 oranında gerçekleştirilen mevzuat değişikliğidir.

 

Mevzuatların yorumlanması ve yönetilmesi konularında hata olması halinde ise işveren açısından önemli sonuçlar doğmaktadır. Başta sigortasız işçi çalıştırılması olmak üzere, eksik ödeme ya da bazı ödemelerin SGK’ya bildirilmemesi gibi durumlarda çok ağır idari cezalar ile karşılaşılmaktadır. Yanlış hesap Bağdat’tan döner misali, durum er geç bir şekilde ortaya çıkacağından en başından bu riski almamak en makul olandır. Zira çalışan ihbar etmese dahi denetimlerde bu durumlar mutlaka tespit edilecektir. Yorumlama hatası ya da kasıt olmaması durumlarında da benzer durumlarla karşılaşılabileceğinden en garantili yöntem, İK sisteminin mümkün olduğunca çok aşamasının en kısa sürede dijitalleştirilmesidir. Bu anlamda puantaj başta olmak üzere, bordro ve tahakkuk aşamalarında mutlaka bir yazılım desteği alınmalıdır. Aksi takdirde geriye dönük olarak yapılacak düzeltmelerin maliyeti yalnızca idari ceza olarak değil, iş gücü ve zaman maliyeti olarak da karşımıza çıkacaktır.

 

İK alanında bilgiler kritik öneme sahip olduğundan, birçok bilgi ve belge yazılı olarak saklanmalıdır. Konusunda uzman bir yazılım çözümü ile tüm bu saklanması gereken evrağı sistem üzerinde de tutabilmek artık mümkün hale gelmiştir. Personelin sicil kartına girdiğinizde; temel özlük bilgilerine ilave olarak daha önce aldığı eğitim ve kurslardan tutun da aldığı ödül ve cezalara ya da istifa dilekçesinden ibranamesine veya performans değerlendirmesine kadar her türlü belgeye artık kolayca ulaşılabilmektedir.

 

Peki işverenin her detayı saklaması neden bu kadar önemli olmaktadır? Çünkü olası bir iş mahkemesi karşısında işverenin aksini yazılı bir belge ile kanıtlayamadığı her durumda işçinin beyanı doğru kabul edilmektedir. İşte bu nedenle her şeyi yazılı olarak saklamak İK veya işverenin yükümlülüğünde olmaya devam etmektedir.

 

Tüm bunların karşısında, değişen iş hukuku ve SGK mevzuatlarını takip etmenin kolay yolu yok mudur sorusu akla gelmektedir. Bu noktada önerimiz riski paylaşmak ya da tamamen satın almaktır. Konusunda uzman iş hukuku danışmanlarının yanı sıra tüm yasal mevzuatları sizin yerinize takip ederek tam zamanında sistem aracılığıyla süreçlerinize uyarlayan programlar tercih edilmelidir.

 

Poldy Yazılım

Her türlü soru ve iletişim talepleriniz için paylasim@ikpaylasim.com