Av. Simin Yalçıntaş

Av. Simin Yalçıntaş, Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi mezunudur ve İstanbul Barosu'na bağlı olarak avukat olarak çalışmaktadır. Ağırlıklı olarak sözleşmeler hukuku ve iş ve sosyal güvenlik hukuku alanlarında... [Devamı]

YILLIK İZİN KAYITLARI ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULABİLİR Mİ?

YILLIK İZİN KAYITLARI ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULABİLİR Mİ?

İşyerinde çalışan kişi sayısı arttıkça, insan kaynakları belgelerinin tutulması da aynı oranda önem arz etmektedir. Çalışan özlük dosyalarında bulunması zorunlu belgelerden biri olan yıllık ücretli izin kayıtlarının tutulması da aynı oranda önemlidir. Ancak çalışan sayısının artması, özellikle bilişim firmalarında, yıllık ücretli izin kayıtlarının tutulmasında daha pratik olan elektronik sistemlerin tercih edilmesine neden olmaktadır. Yıllık izin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması hukuken geçerli midir?

Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliğine göre işyerinde çalışanların yıllık ücretli izinlerini gösteren izin kayıt belgelerinin tutulması zorunludur. Buna göre, çalışanlar izne çıkmadan evvel izin kayıt belgesi düzenlenerek şu hususlar belirtilir: Çalışanın adı soyadı,sicil numarası,işe giriş tarihi, yıllık izne hak kazandığı tarih, işyerindeki çalışma süresi, izin günleri sayısı, yol izni günleri sayısı, iznin başlama tarihi, iznin sona ereceği tarih.

Yönetmeliğe göre, yıllık izne ilişkin kayıtlar, izin defteri veya kartoteks sistemi vasıtasıyla da tutulabilir. Bu nedenle izin defteri veya izin kayıt belgesi adı altında tutulan yıllık izne ait belgelerin yazılı olarak tutulması veya 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca güvenli elektronik imza vasıtasıyla elektronik ortamda imzalanması gerekmektedir.

Şayet şirkette bu koşulları sağlayan bir yıllık izin sistemi bulunmuyorsa kayıtların elektronik ortamda tutulması, bu yükümlülüğün yerine getirildiği anlamına gelmeyecektir. Çalışanın izne çıkmadan evvel elektronik veya ıslak imzalı talebini sunması ve aynı şekilde izin vermeye yetkili amirinin de bu talebi elektronik veya ıslak imzalı olarak kabul etmesi gerekir. Herhangi bir uyuşmazlıkta ispat vasıtası olarak kullanılabilmesi için, yıllık ücretli izne ilişkin şirket uygulamalarının, yukarıdaki açıklamalarımız ışığında şekillendirilmesini tavsiye ederiz.

 

Av. Simin Yalçıntaş, Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi mezunudur ve İstanbul Barosu'na bağlı olarak avukat olarak çalışmaktadır. Ağırlıklı olarak sözleşmeler hukuku ve iş ve sosyal güvenlik hukuku alanlarında hizmet vermektedir. Bu kapsamda işe alım, iş sözleşmesi hazırlanması, performans değerlendirmesi, performans yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği, iş sözleşmesinin feshi, yabancıların çalışması gibi konularda önleyici danışmanlık hizmeti vermekte ve iş davalarının takibini yapmaktadır.